Wer sich in Spanien selbstständig machen möchte, begegnet sehr schnell einem Begriff: Autónomo. Gemeint ist damit vereinfacht der selbstständig Tätige, der seine Tätigkeit bei den zuständigen Stellen anmeldet und für Steuern, Sozialversicherung, Rechnungen und Buchhaltung selbst verantwortlich ist.
Die eigentliche Anmeldung ist heute technisch durchaus selbst möglich. Das bedeutet aber nicht, dass die laufende Verwaltung einfach ist. Hacienda, Seguridad Social, Einkommensteuer, IVA beziehungsweise IGIC auf den Kanaren, verschiedene Steuererklärungen und sich ändernde Vorschriften machen Fehler schnell teuer.
Unsere Erfahrung nach vielen Jahren in Spanien ist deshalb eindeutig: Einen guten Steuerberater beziehungsweise eine zuverlässige Gestoría sollte man nicht nur nach dem Preis auswählen. Gleichzeitig sollte man auch einem professionellen Dienstleister nicht blind vertrauen.
Wir haben selbst erlebt, welche Folgen ein Fehler haben kann: Obwohl über Jahre Sozialversicherungsbeiträge im Zusammenhang mit unserer Firma gezahlt wurden, war die persönliche Anmeldung als Autónomo nach unserer Erfahrung nicht ordnungsgemäß erfolgt. Nach unserem heutigen Kenntnisstand fehlen dadurch rund acht Jahre in der persönlichen Versicherungsbiografie.
Genau deshalb geht es in diesem Ratgeber nicht nur darum, wie man Autónomo wird. Mindestens genauso wichtig ist die Frage, wie man kontrolliert, dass Anmeldung, Sozialversicherung und Steuererklärungen tatsächlich korrekt erledigt werden.
Was bedeutet Autónomo in Spanien?
Als Autónomo bezeichnet man in Spanien eine natürliche Person, die regelmäßig eine selbstständige wirtschaftliche oder berufliche Tätigkeit auf eigene Rechnung ausübt.
Das betrifft beispielsweise Handwerker, Berater, Therapeuten, Programmierer, Händler, Dienstleister, Künstler und viele andere Selbstständige.
Der Autónomo ist keine eigene Gesellschaft wie eine spanische Sociedad Limitada, kurz SL. Rechtlich und steuerlich bestehen deshalb wichtige Unterschiede zwischen einer Tätigkeit als natürliche Person und einer Tätigkeit über eine Gesellschaft.
Wer ein Geschäft eröffnet, Dienstleistungen anbietet oder regelmäßig selbstständig arbeitet, sollte deshalb bereits vor Beginn klären, welche Rechts- und Unternehmensform zur geplanten Tätigkeit passt.
Wo muss ein Autónomo angemeldet werden?
Bei einer klassischen selbstständigen Tätigkeit sind insbesondere zwei Stellen wichtig:
- Agencia Tributaria – Hacienda: steuerliche Anmeldung der Tätigkeit.
- Seguridad Social: Anmeldung im System für Selbstständige, dem Régimen Especial de Trabajadores Autónomos – RETA.
Je nach Tätigkeit kommen weitere Anmeldungen, Genehmigungen oder Behörden hinzu. Wer beispielsweise Geschäftsräume eröffnet, eine erlaubnispflichtige Tätigkeit ausübt oder Mitarbeiter beschäftigt, kann zusätzliche Verpflichtungen haben.
Die Anmeldung bei Hacienda ersetzt deshalb nicht die Anmeldung bei der Seguridad Social – und umgekehrt.
Die steuerliche Anmeldung bei Hacienda
Vor Aufnahme der wirtschaftlichen Tätigkeit muss die steuerliche Situation geklärt werden. Dabei wird unter anderem angegeben, welche Tätigkeit ausgeübt wird und welchen steuerlichen Verpflichtungen sie unterliegt.
Für die entsprechende Censo-Anmeldung ist heute insbesondere das Modelo 036 relevant.
In vielen älteren deutschsprachigen Ratgebern findet man noch die Aussage, dass die Anmeldung wahlweise über Modelo 036 oder das vereinfachte Modelo 037 erfolgen könne. Das ist nicht mehr aktuell. Modelo 037 wurde zum 3. Februar 2025 abgeschafft. Die entsprechenden vereinfachten Funktionen wurden in das Verfahren rund um Modelo 036 integriert.
Das ist ein gutes Beispiel dafür, warum man bei steuerlichen Themen in Spanien nicht jahrelang mit einer alten Anleitung weiterarbeiten sollte.
Bereits bei der steuerlichen Anmeldung werden Angaben gemacht, die später Auswirkungen auf die abzugebenden Steuererklärungen haben können. Deshalb sollte die Tätigkeit von Anfang an korrekt eingestuft werden.
Anmeldung bei der Seguridad Social
Zusätzlich zur steuerlichen Anmeldung muss die sozialversicherungsrechtliche Situation geregelt werden.
Für Selbstständige ist grundsätzlich das Régimen Especial de Trabajadores Autónomos – RETA entscheidend.
Die Anmeldung muss grundsätzlich vor Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit erfolgen. Sie kann bereits bis zu 60 Tage vor Beginn beantragt werden.
Die Seguridad Social bietet dafür inzwischen digitale Verfahren über Importass an. Rein technisch ist deshalb nicht zwingend eine Gestoría erforderlich.
Das bedeutet allerdings nicht, dass jeder Auswanderer seine Anmeldung selbst durchführen sollte. Gerade wenn Spanischkenntnisse fehlen, mehrere Tätigkeiten bestehen oder steuerliche Besonderheiten hinzukommen, kann professionelle Unterstützung sinnvoll sein.
Unsere Erfahrung: Anmeldung nur noch mit professioneller Unterstützung
Wir würden eine vollständige Autónomo-Anmeldung heute nicht mehr selbst erledigen.
Seguridad Social, Hacienda, steuerliche Modelos und auf den Kanaren zusätzlich das IGIC-System sind aus unserer Erfahrung komplex genug, dass Fehler später wesentlich teurer werden können als eine vernünftige steuerliche Betreuung.
Das ist keine gesetzliche Verpflichtung. Wer sich mit dem spanischen Steuer- und Sozialversicherungssystem auskennt, kann viele Vorgänge selbst durchführen.
Unsere persönliche Erfahrung ist jedoch: Eine gute steuerliche Betreuung ist in Spanien Gold wert.
Das entscheidende Wort dabei ist allerdings „gut“.
Unsere Erfahrung: Trotz Gestoría fehlten rund acht Jahre als Autónomo
Wir haben selbst erlebt, dass die Beauftragung einer Gestoría keine Garantie dafür ist, dass tatsächlich alles richtig erledigt wird.
Über unsere Firma wurden monatlich ungefähr 300 Euro Sozialversicherung gezahlt. Wir gingen deshalb davon aus, dass auch die persönliche Anmeldung als Autónomo ordnungsgemäß erledigt worden war.
Später stellte sich nach unserer Erfahrung heraus, dass die entsprechende persönliche Anmeldung als Autónomo nicht korrekt vorgenommen worden war.
Die Konsequenz ist für uns erheblich: Nach unserem heutigen Kenntnisstand fehlen dadurch ungefähr acht Jahre in der persönlichen Versicherungsbiografie.
Wie sich fehlende Versicherungszeiten letztlich auf einen späteren Rentenanspruch auswirken, hängt von der individuellen Versicherungsbiografie und den dann geltenden Voraussetzungen ab. Wir würden deshalb nicht pauschal von „acht verlorenen Rentenjahren“ sprechen.
Die Erfahrung zeigt aber sehr deutlich, warum man niemals ausschließlich darauf vertrauen sollte, dass eine Gestoría sagt: „Alles erledigt.“
Nach der Anmeldung unbedingt die vida laboral kontrollieren
Nach einer Anmeldung sollte man selbst kontrollieren, ob die sozialversicherungsrechtliche Registrierung tatsächlich erfolgt ist.
Über die Seguridad Social beziehungsweise Importass lassen sich persönliche Informationen zur Beschäftigungs- und Versicherungsbiografie abrufen.
Die sogenannte vida laboral ist dabei besonders wichtig. Sie zeigt die bei der Seguridad Social registrierten Versicherungszeiten.
Wer sich neu als Autónomo anmeldet, sollte deshalb nicht Monate oder Jahre warten, sondern zeitnah kontrollieren, ob die Tätigkeit tatsächlich bei der Seguridad Social erscheint.
Auch später lohnt sich eine regelmäßige Kontrolle.
Eine Rechnung der Gestoría oder eine monatliche Abbuchung ersetzt diese Kontrolle nicht.
Wie hoch ist der Autónomo-Beitrag 2026?
Die früher häufig verwendete Aussage, ein Autónomo koste pauschal ungefähr 300 Euro Sozialversicherung im Monat, beschreibt das heutige System nicht mehr richtig.
Die Beiträge orientieren sich inzwischen an den maßgeblichen Nettoeinkünften des Selbstständigen.
Für 2026 bestehen verschiedene Einkommensstufen mit entsprechenden Mindest- und Höchstbeitragsgrundlagen. Das System umfasst reduzierte und allgemeine Einkommensstufen.
Der Selbstständige wählt innerhalb des für seine voraussichtlichen Nettoeinkünfte vorgesehenen Bereichs eine Beitragsbasis. Auf diese Beitragsbasis werden die jeweils geltenden Beitragssätze angewendet.
Damit kann die tatsächliche monatliche Belastung je nach Einkommen und gewählter Beitragsbasis deutlich unterschiedlich ausfallen.
Eine starre Aussage wie „Autónomo kostet 300 Euro im Monat“ ist deshalb für eine aktuelle Kalkulation nicht geeignet.
Warum das tatsächliche Einkommen wichtig ist
Bei der Anmeldung beziehungsweise Beitragsplanung wird mit den erwarteten Nettoeinkünften gearbeitet. Das Einkommen eines Selbstständigen steht zu Beginn eines Jahres aber häufig noch gar nicht endgültig fest.
Deshalb kann die Beitragsbasis während des Jahres angepasst werden. Nach den für 2026 geltenden Regeln sind mehrere Änderungen innerhalb eines Jahres möglich.
Wer wesentlich mehr oder weniger verdient als erwartet, sollte deshalb prüfen, ob eine Anpassung der Beitragsbasis sinnvoll beziehungsweise erforderlich ist.
Die Seguridad Social gleicht die Beiträge später anhand der maßgeblichen Einkommensdaten ab. Daraus können je nach Situation Nachzahlungen oder Erstattungen entstehen.
Was ist mit der günstigen Tarifa plana für neue Autónomos?
Für neue Selbstständige bestehen beziehungsweise bestanden besondere reduzierte Beiträge, die häufig unter dem Begriff tarifa plana bekannt sind.
Bei aktuellen Ratgebern sollte man mit konkreten Beträgen vorsichtig sein. Im Internet findet man weiterhin sehr häufig die pauschale Aussage, ein neuer Autónomo zahle 80 Euro monatlich.
Solche Angaben können sich auf bestimmte Zeiträume und Voraussetzungen beziehen und sollten nicht ungeprüft auf jede Neuanmeldung 2026 übertragen werden.
Wer sich neu anmeldet, sollte deshalb vor der Anmeldung bei der Seguridad Social beziehungsweise mit seinem Steuerberater prüfen, welche cuota reducida zum konkreten Anmeldedatum gilt und ob die persönlichen Voraussetzungen erfüllt werden.
Eine Unternehmensplanung sollte nicht auf einem alten Internetartikel beruhen, der möglicherweise noch frühere Tarife beschreibt.
Welche Steuern zahlt ein Autónomo?
Darauf gibt es keine einzige Antwort. Die Steuerpflicht hängt unter anderem von Tätigkeit, Einkommen, Region und steuerlicher Einordnung ab.
Besonders wichtig sind:
- Einkommensteuer – IRPF,
- IVA auf dem spanischen Festland und den Balearen,
- IGIC auf den Kanarischen Inseln,
- gegebenenfalls weitere Erklärungen und Einbehalte.
Nicht jeder Autónomo muss deshalb automatisch dieselben Modelos einreichen.
Genau hier liegt eine der Gefahren vieler vereinfachter Internetanleitungen: Eine Liste wie „Autónomos müssen Modelo 130 und Modelo 303 abgeben“ kann für den einen richtig und für den anderen falsch sein.
IRPF: Einkommensteuer für Selbstständige
Die Gewinne aus der selbstständigen Tätigkeit fließen grundsätzlich in die persönliche Einkommensteuer ein.
Je nach Tätigkeit und Situation können während des Jahres Vorauszahlungen beziehungsweise Einbehalte eine Rolle spielen.
Ein bekanntes Beispiel ist Modelo 130. Dieses Modell betrifft jedoch nicht pauschal jeden Selbstständigen.
Bei bestimmten professionellen Tätigkeiten können beispielsweise bereits auf Rechnungen IRPF-Einbehalte vorgenommen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kann dadurch die Pflicht zu entsprechenden vierteljährlichen Vorauszahlungen entfallen.
Welche Regelung gilt, sollte anhand der konkreten Tätigkeit bestimmt werden.
IVA auf dem Festland und den Balearen
Auf dem spanischen Festland und den Balearen spielt für viele Selbstständige die spanische Umsatzsteuer IVA eine wichtige Rolle.
Je nach Tätigkeit muss IVA auf Rechnungen ausgewiesen, vereinnahmt und später gegenüber Hacienda erklärt werden.
Ein häufig verwendetes Modell für die periodische IVA-Erklärung ist Modelo 303.
Aber auch hier gibt es Tätigkeiten, Sonderregelungen und Befreiungen. Deshalb sollte man nicht automatisch davon ausgehen, dass jede selbstständige Tätigkeit exakt gleich behandelt wird.
Auf den Kanaren gibt es IGIC statt IVA
Wer auf Teneriffa, Gran Canaria oder einer anderen Kanareninsel selbstständig arbeitet, muss eine wichtige Besonderheit kennen.
Auf den Kanarischen Inseln gilt grundsätzlich nicht das normale IVA-System des spanischen Festlands. Stattdessen gibt es den Impuesto General Indirecto Canario – IGIC.
Das ist für Auswanderer besonders wichtig, weil zahlreiche deutschsprachige Ratgeber ausschließlich das Festlandsystem erklären.
Wer einen solchen Ratgeber ungeprüft auf Teneriffa oder eine andere Kanareninsel überträgt, kann deshalb bereits bei der grundlegenden steuerlichen Einordnung falsch liegen.
REPEP: Wichtige Regelung für kleinere Selbstständige auf den Kanaren
Für bestimmte natürliche Personen gibt es auf den Kanaren das Régimen Especial del Pequeño Empresario o Profesional – REPEP.
Wer die Voraussetzungen erfüllt, kann für die unter die Regelung fallenden Umsätze von der Erhebung des IGIC befreit sein.
Das kann wirtschaftlich einen erheblichen Unterschied machen.
Es bedeutet allerdings nicht einfach: „Unter einem bestimmten Umsatz gibt es auf den Kanaren keine Umsatzsteuer und man muss sich um nichts kümmern.“
Das REPEP ist ein konkretes steuerliches Regime mit Voraussetzungen und Folgen. Unter anderem muss berücksichtigt werden, welche Umsätze für die Grenze zählen, wie sich die Regelung auf den Vorsteuerabzug auswirkt und welche Meldepflichten weiterhin bestehen.
Die REPEP-Grenze von 50.000 Euro
Bei dieser Regelung gab es 2026 eine wichtige Änderung. Die zuvor bekannte Grenze von 30.000 Euro wurde auf 50.000 Euro angehoben.
Im Jahr 2026 wurde zusätzlich eine außergewöhnliche Möglichkeit geschaffen, ab 1. Juli 2026 in das REPEP aufgenommen zu werden, wenn die dafür vorgesehenen Voraussetzungen erfüllt waren. Die entsprechende Option musste im Juli 2026 über Modelo 400 ausgeübt werden.
Wer im Jahr 2026 im REPEP ist und den maßgeblichen Jahresumsatz von 50.000 Euro überschreitet, wird grundsätzlich für 2027 aus dem REPEP ausgeschlossen.
Gerade bei Übergangsregelungen sollte die persönliche Situation mit der Agencia Tributaria Canaria beziehungsweise einem mit dem kanarischen Steuerrecht vertrauten Berater geprüft werden.
Die 50.000 Euro beziehen sich nicht einfach auf eine einzelne Tätigkeit
Besonders wichtig ist die Berechnung des maßgeblichen Umsatzes.
Wer mehrere unternehmerische oder berufliche Tätigkeiten ausübt, kann nicht einfach jede Tätigkeit getrennt betrachten und davon ausgehen, für jede einzelne stünden 50.000 Euro zur Verfügung.
Für die Prüfung der REPEP-Grenze ist der relevante Gesamtumsatz der entsprechenden unternehmerischen beziehungsweise beruflichen Tätigkeiten entscheidend.
Auch bei einer Tätigkeit, die erst während eines Jahres begonnen wurde, können besondere Berechnungsregeln gelten. Unter bestimmten Voraussetzungen wird ein nur während eines Teils des Jahres erzielter Umsatz für die Prüfung der Grenze auf das Jahr hochgerechnet.
Deshalb sollte die Grenze nicht lediglich nach Gefühl oder anhand des Kontostands überwacht werden.
REPEP bedeutet nicht: keine Steuererklärungen mehr
Ein weiterer häufiger Irrtum wäre, REPEP mit vollständiger Befreiung von sämtlicher steuerlicher Verwaltung gleichzusetzen.
Auch bei Anwendung des REPEP können weiterhin steuerliche Informations- und Erklärungspflichten bestehen.
Ein Beispiel ist die jährliche Erklärung über das Umsatzvolumen über Modelo 425, soweit die entsprechenden Voraussetzungen vorliegen.
Welche Modelos tatsächlich abgegeben werden müssen, hängt wiederum von der konkreten Tätigkeit und steuerlichen Situation ab.
Deshalb sollte ein Unternehmer nicht allein daraus, dass auf seinen Rechnungen kein IGIC berechnet wird, schließen, dass gegenüber der kanarischen Steuerverwaltung nichts mehr zu erledigen sei.
Warum die REPEP-Grenze wirtschaftlich so wichtig sein kann
Wer unter das REPEP fällt und die Voraussetzungen erfüllt, kann gegenüber einem Unternehmer, der IGIC berechnen muss, eine andere Preis- und Kostenstruktur haben.
Gerade bei Leistungen an Privatkunden kann das wirtschaftlich relevant sein.
Deshalb ist es sinnvoll, den maßgeblichen Umsatz während des Jahres zu beobachten.
Unsere Empfehlung aus praktischer Sicht ist jedoch nicht, Aufträge künstlich abzulehnen, nur um unter einer Grenze zu bleiben.
Viel sinnvoller ist es, rechtzeitig mit dem Steuerberater zu rechnen:
Wie hoch ist mein für das REPEP maßgeblicher Umsatz aktuell? Welcher Umsatz zählt tatsächlich für die Grenze? Was passiert, wenn ich sie überschreite? Wie verändert sich anschließend meine Kalkulation?
Wer diese Fragen erst stellt, nachdem die maßgebliche Grenze bereits überschritten wurde, hat wesentlich weniger Möglichkeiten, sich auf die Veränderung vorzubereiten.
Unsere Erfahrung: IGIC nicht ohne fachkundige Unterstützung verwalten
Gerade bei IGIC würden wir persönlich nicht versuchen, alle Regeln ohne fachliche Unterstützung selbst zu verwalten.
Auf den Kanaren kommen zu den allgemeinen spanischen Steuerregeln regionale Besonderheiten hinzu. Dazu gehören eigene Erklärungen, Sonderregelungen und die Frage, ob das REPEP anwendbar ist.
Wer sich der Umsatzgrenze nähert, sollte seinen Steuerberater deshalb ausdrücklich darauf ansprechen.
Buchhaltung: Nicht einfach alles der Gestoría überlassen
Viele Selbstständige geben ihre Rechnungen und Belege regelmäßig an die Gestoría und gehen davon aus, dass damit alles erledigt ist.
Auch dabei haben wir unterschiedliche Erfahrungen mit der Qualität von Dienstleistern gemacht.
Deshalb sollte man zumindest selbst verstehen, welche Erklärungen für die eigene Tätigkeit abgegeben werden und wann sie fällig sind.
Man muss nicht jede Steuererklärung selbst berechnen können. Aber man sollte wissen, ob beispielsweise eine Quartalserklärung abgegeben wurde und einen Nachweis darüber erhalten.
Wir würden heute wichtige Einreichungsbelege grundsätzlich aufbewahren.
Eine Gestoría ist nicht automatisch ein Steuerberater für jedes Problem
Der Begriff Gestoría wird in Spanien sehr breit verwendet. Nicht jedes Büro bietet dieselben Leistungen und nicht jeder Dienstleister ist für komplexe steuerliche Fragen gleichermaßen geeignet.
Vor der Beauftragung sollte deshalb geklärt werden, was tatsächlich übernommen wird.
Beispielsweise:
- Anmeldung bei Hacienda,
- Anmeldung bei der Seguridad Social,
- laufende Buchhaltung,
- vierteljährliche Steuererklärungen,
- Jahreserklärungen,
- IVA beziehungsweise IGIC,
- REPEP-Prüfung auf den Kanaren,
- Arbeitnehmer und Lohnabrechnung,
- elektronische Benachrichtigungen der Behörden,
- Änderungen oder Abmeldung einer Tätigkeit.
Ein günstiger monatlicher Pauschalpreis hilft wenig, wenn wichtige Leistungen später zusätzlich berechnet oder überhaupt nicht erledigt werden.
Unsere Erfahrung mit deutschsprachigen Gestorías
Deutschsprachige Betreuung ist für viele Auswanderer zunächst attraktiv. Gerade bei Steuern möchte man verstehen, was der Berater erklärt.
Unsere eigenen Erfahrungen waren allerdings nicht immer positiv. Wir haben deutschsprachige Gestorías erlebt, deren Preise aus unserer Sicht sehr hoch waren, während der Service nicht unseren Erwartungen entsprach.
Das lässt sich nicht auf sämtliche deutschsprachigen Gestorías übertragen.
Wir würden heute aber nicht automatisch einen Dienstleister auswählen, nur weil dort Deutsch gesprochen wird.
Spanische Gestoría außerhalb der Touristenzentren kann eine Alternative sein
Nach unserer Erfahrung kann es sich lohnen, auch bei spanischen Gestorías außerhalb der klassischen Touristengebiete anzufragen.
In stark touristisch geprägten Regionen werden Dienstleistungen teilweise gezielt für ausländische Kunden angeboten. Das kann praktisch sein, muss aber nicht automatisch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bedeuten.
Wir haben mit lokalen spanischen Anbietern teilweise bessere Erfahrungen gemacht.
Entscheidend ist letztlich weder Nationalität noch Sprache des Beraters, sondern:
- Arbeitet das Büro zuverlässig?
- Werden Fragen verständlich beantwortet?
- Werden Fristen eingehalten?
- Kennt sich das Büro mit meiner Tätigkeit aus?
- Kennt es auf den Kanaren das IGIC-System?
- Bekomme ich Nachweise über eingereichte Erklärungen?
- Verstehe ich, welche Leistungen ich bezahle?
Was kostet eine Gestoría für Autónomos?
Hier sollte man nicht mit einem einzigen vermeintlichen Standardpreis rechnen.
Die Kosten hängen von Region, Leistungsumfang, Zahl der Rechnungen, Tätigkeit, Mitarbeitern und zusätzlichen Dienstleistungen ab.
Deshalb sollte man vor der Beauftragung möglichst schriftlich klären, was im monatlichen Preis enthalten ist.
Besonders wichtig sind mögliche Zusatzkosten für Jahreserklärungen, An- und Abmeldungen, Einsprüche, besondere Steuerfragen oder Arbeitnehmer.
Ein Angebot über einen niedrigen monatlichen Betrag ist nicht automatisch günstiger, wenn nahezu jede zusätzliche Tätigkeit separat berechnet wird.
Welche Unterlagen sollte man von der Gestoría verlangen?
Wir würden heute nicht mehr lediglich Belege abgeben und darauf vertrauen, dass alles erledigt wird.
Zu den Unterlagen, die man geordnet aufbewahren sollte, gehören je nach Situation:
- Bestätigung der steuerlichen Anmeldung,
- Bestätigung der RETA-Anmeldung,
- eingereichte Steuererklärungen,
- Zahlungsnachweise,
- Änderungsmeldungen,
- Jahreserklärungen,
- gegebenenfalls IGIC-Unterlagen,
- Kommunikation über wichtige steuerliche Entscheidungen.
Wer den Steuerberater oder die Gestoría wechselt, ist froh, wenn diese Dokumente vollständig vorhanden sind.
Elektronische Rechnung und VeriFactu: zwei verschiedene Dinge
Bei den neuen spanischen Rechnungsvorschriften werden zwei Themen häufig miteinander vermischt: die verpflichtende elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Selbstständigen und die Anforderungen an Fakturierungssoftware, die häufig unter dem Begriff VeriFactu diskutiert werden.
Beide Entwicklungen betreffen die Digitalisierung der Rechnungs- und Steuerprozesse, sind aber nicht dasselbe.
Deshalb sind Aussagen wie „Ab 2028 schreibt das Finanzamt meine Rechnungen“ oder „Man darf dann keine eigenen Rechnungen mehr schreiben“ irreführend.
Elektronische B2B-Rechnung: Für viele Autónomos wird 2028 wichtig
Für die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen und Selbstständigen wurden inzwischen konkrete Einführungsfristen festgelegt.
Für Unternehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als acht Millionen Euro beginnt die entsprechende Pflicht nach dem aktuellen Zeitplan am 6. Oktober 2027.
Für die übrigen betroffenen Unternehmer und Selbstständigen beginnt die Pflicht zur Ausstellung, Übermittlung und zum Empfang elektronischer Rechnungen nach dem aktuellen Zeitplan am 6. Oktober 2028.
Für natürliche Personen greifen bestimmte zusätzliche Meldepflichten zum Status beziehungsweise zur Zahlung der elektronischen Rechnung später.
Für einen typischen kleineren Autónomo ist deshalb insbesondere der Oktober 2028 ein Termin, den man bei der zukünftigen Organisation der Rechnungsstellung im Auge behalten sollte.
Was ist VeriFactu?
Von der elektronischen B2B-Rechnung zu unterscheiden sind die gesetzlichen Anforderungen an Fakturierungssysteme.
Unter dem Begriff VeriFactu werden diese Änderungen häufig zusammengefasst, obwohl die genaue rechtliche und technische Ausgestaltung differenzierter ist.
Ziel der neuen Anforderungen ist unter anderem, Rechnungsdaten nachvollziehbarer zu machen und nachträgliche Manipulationen an Fakturierungssystemen zu verhindern beziehungsweise nachvollziehbar zu machen.
Das bedeutet nicht, dass Hacienda künftig die Rechnung anstelle des Unternehmers erstellt.
Vielmehr geht es darum, welche Anforderungen eine verwendete Fakturierungssoftware erfüllen muss und wie Rechnungsdatensätze behandelt werden.
VeriFactu: Bei Terminen immer den aktuellen Rechtsstand prüfen
Bei den Anforderungen an Fakturierungssoftware wurden Termine bereits mehrfach verändert beziehungsweise Verschiebungen angekündigt.
Im Oktober 2026 wurde eine weitere Verschiebung in Richtung Oktober 2028 angekündigt, um die Einführung stärker mit der elektronischen B2B-Rechnung abzustimmen.
Bei solchen Änderungen ist jedoch wichtig, zwischen einer angekündigten Verschiebung und einer bereits endgültig veröffentlichten Rechtsänderung zu unterscheiden.
Deshalb sollte ein Selbstständiger seine Rechnungsorganisation nicht allein aufgrund einer Presseüberschrift für mehrere Jahre unverändert lassen.
Wer bereits Fakturierungssoftware verwendet, sollte mit dem Hersteller beziehungsweise Steuerberater klären, ob das System für die jeweils geltenden spanischen Anforderungen vorbereitet ist.
Darf man Rechnungen weiterhin selbst erstellen?
Ja. Die neuen Vorschriften bedeuten nicht, dass ein Selbstständiger keine eigenen Rechnungen mehr erstellen darf oder dass Hacienda künftig sämtliche Rechnungen schreibt.
Entscheidend ist vielmehr, in welcher Form Rechnungen zukünftig erstellt und übermittelt werden müssen und welche Anforderungen ein dabei verwendetes Fakturierungssystem erfüllen muss.
Wer seine Rechnungen bisher mit einer Textverarbeitung, Tabellenkalkulation oder sehr einfacher Software erstellt, sollte deshalb rechtzeitig prüfen, ob und wann diese Arbeitsweise für die eigene Tätigkeit angepasst werden muss.
Eine pauschale Aussage, Word oder Excel sei ab einem bestimmten Datum für jeden Autónomo grundsätzlich verboten, wäre ohne Betrachtung des konkreten Systems und der dann geltenden Vorschriften zu weitgehend.
Warum eine gute Rechnungssoftware trotzdem sinnvoll ist
Unabhängig von gesetzlichen Fristen kann eine vernünftige Rechnungssoftware die Arbeit erheblich erleichtern.
Sie kann beispielsweise helfen bei:
- fortlaufenden Rechnungsnummern,
- Kundendaten,
- Steuersätzen,
- offenen Rechnungen,
- Stornierungen und Korrekturen,
- Export für die Buchhaltung,
- Vorbereitung zukünftiger elektronischer Prozesse.
Wer heute ein neues System auswählt, sollte darauf achten, dass der Anbieter die spanischen Anforderungen aktiv unterstützt und entsprechende Aktualisierungen bereitstellt.
Typische Fehler bei der Selbstständigkeit in Spanien
- Nur bei Hacienda anmelden und die Seguridad Social vergessen.
- Davon ausgehen, dass die Gestoría automatisch alles richtig erledigt.
- RETA-Anmeldung nachträglich nicht kontrollieren.
- Die vida laboral jahrelang nicht ansehen.
- Alte Informationen über Autónomo-Beiträge verwenden.
- Alte Anleitungen mit Modelo 037 verwenden.
- IVA-Regeln des Festlands ungeprüft auf die Kanaren übertragen.
- Die REPEP-Umsatzgrenze falsch berechnen.
- Davon ausgehen, REPEP bedeute keinerlei Steuererklärungen mehr.
- Steuererklärungen und Einreichungsnachweise nicht selbst archivieren.
- Nur nach einem deutschsprachigen Steuerberater suchen und Preise nicht vergleichen.
- Nicht schriftlich klären, welche Leistungen im Gestoría-Preis enthalten sind.
- Elektronische B2B-Rechnung und VeriFactu miteinander verwechseln.
- Veraltete Informationen über neue Rechnungsregeln übernehmen.
Was sollte man jeden Monat beziehungsweise jedes Quartal kontrollieren?
Auch mit Gestoría sollte ein Selbstständiger einen einfachen eigenen Kontrollprozess haben.
Wir würden mindestens folgende Punkte im Blick behalten:
- Wurde der Sozialversicherungsbeitrag korrekt abgebucht?
- Ist die Tätigkeit weiterhin korrekt bei der Seguridad Social registriert?
- Sind Einnahmen und Ausgaben vollständig an die Buchhaltung gegangen?
- Welche Steuererklärungen waren in diesem Quartal fällig?
- Wurden sie tatsächlich eingereicht?
- Gibt es einen Einreichungs- beziehungsweise Zahlungsnachweis?
- Gibt es elektronische Nachrichten von Hacienda oder Seguridad Social?
- Auf den Kanaren: Wie entwickelt sich der für das REPEP relevante Umsatz?
Das kostet wesentlich weniger Zeit als die spätere Korrektur eines jahrelang unbemerkten Fehlers.
Hilfe bei der Selbstständigkeit in Spanien
Gerade beim Start einer selbstständigen Tätigkeit stellt sich für Auswanderer häufig nicht nur die Frage, welches Formular benötigt wird.
Oft beginnt das Problem bereits damit, einen zuverlässigen Ansprechpartner zu finden, Termine zu organisieren, Unterlagen zusammenzustellen und zu verstehen, welche Behörde für welchen Schritt zuständig ist.
SpanienHelfer kann bei diesen praktischen Abläufen unterstützen.
Je nach Region und Situation kann es beispielsweise darum gehen, eine geeignete Gestoría beziehungsweise steuerliche Fachperson zu finden, Termine zu organisieren, Unterlagen vorzubereiten oder bei organisatorischen Abläufen zu unterstützen.
SpanienHelfer ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung. Steuerliche Berechnungen, verbindliche Einstufungen und entsprechende Fachberatung gehören in die Hände eines dafür qualifizierten Beraters.
Unsere Aufgabe ist die praktische Unterstützung: Wege kennen, Abläufe organisieren und bei Bedarf den passenden Spezialisten einbeziehen.
Checkliste für die Anmeldung als Autónomo
Vor der Anmeldung
- Welche Tätigkeit werde ich genau ausüben?
- Ist Autónomo die passende Form oder sollte eine andere Unternehmensform geprüft werden?
- Welche Anmeldung ist bei Hacienda erforderlich?
- Wann muss die RETA-Anmeldung erfolgen?
- Welche Nettoeinkünfte erwarte ich?
- Welche Beitragsbasis ergibt sich daraus?
- Gibt es für mich eine reduzierte Regelung für Neuanmelder?
- Welche IRPF-Pflichten gelten?
- Festland/Balearen: Welche IVA-Regeln gelten?
- Kanaren: Welche IGIC-Regeln gelten?
- Kanaren: Kann REPEP relevant sein?
- Welche Rechnungssoftware soll verwendet werden?
- Welche Leistungen übernimmt meine Gestoría?
- Was kostet die Betreuung tatsächlich?
Direkt nach der Anmeldung
- Bestätigung der Hacienda-Anmeldung speichern.
- Bestätigung der RETA-Anmeldung speichern.
- Seguridad-Social-Daten selbst kontrollieren.
- vida laboral abrufen und prüfen.
- Beitrag beziehungsweise Beitragsbasis kontrollieren.
- Steuerkalender mit der Gestoría besprechen.
- Festlegen, wann und wie Belege übermittelt werden.
- Festlegen, wie Einreichungsnachweise bereitgestellt werden.
- Rechnungsvorlage beziehungsweise Fakturierungssoftware prüfen.
FAQ zur Selbstständigkeit in Spanien
Brauche ich zwingend eine Gestoría, um Autónomo zu werden?
Nein. Verschiedene Anmeldungen können selbst durchgeführt werden, und die Seguridad Social bietet beispielsweise digitale Verfahren über Importass an. Wer das spanische System und die Sprache nicht ausreichend kennt, kann durch professionelle Unterstützung jedoch Fehler vermeiden. Wir persönlich würden die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abläufe aufgrund unserer Erfahrungen nicht mehr ohne fachkundige Unterstützung erledigen.
Muss ich mich bei Hacienda und Seguridad Social anmelden?
Bei einer normalen selbstständigen Tätigkeit müssen sowohl die steuerliche als auch die sozialversicherungsrechtliche Situation korrekt geregelt werden. Eine Anmeldung bei einer Stelle ersetzt nicht automatisch die andere.
Wird für die steuerliche Anmeldung noch Modelo 037 verwendet?
Nein. Das vereinfachte Modelo 037 wurde zum 3. Februar 2025 abgeschafft. Für die entsprechende Censo-Anmeldung wird heute Modelo 036 verwendet.
Kostet Autónomo 2026 noch ungefähr 300 Euro im Monat?
Eine pauschale Aussage dieser Art ist nicht mehr sinnvoll. Das aktuelle Beitragssystem orientiert sich an den maßgeblichen Nettoeinkünften und den entsprechenden Beitragsgrundlagen. Die tatsächliche monatliche Belastung hängt deshalb von der individuellen Situation ab.
Gibt es 2026 noch die 80-Euro-Tarifa-plana?
Bei reduzierten Beiträgen für Neuanmelder sollte der zum konkreten Anmeldedatum geltende Rechtsstand geprüft werden. Ältere Informationen nennen häufig pauschal 80 Euro, obwohl Beträge, Zeiträume und Voraussetzungen geändert werden können. Vor der Anmeldung sollte deshalb geprüft werden, welche reduzierte Regelung aktuell gilt und ob die Voraussetzungen erfüllt werden.
Zahlt ein Autónomo auf Teneriffa IVA?
Auf den Kanarischen Inseln gilt grundsätzlich IGIC statt des auf dem Festland und den Balearen üblichen IVA. Welche IGIC-Pflichten tatsächlich bestehen, hängt von Tätigkeit und steuerlicher Situation ab.
Was bedeutet die 50.000-Euro-Grenze beim IGIC?
Die Grenze ist insbesondere für das kanarische REPEP für bestimmte natürliche Personen relevant. Entscheidend ist nicht einfach der Umsatz einer einzelnen Rechnung oder eines einzelnen Geschäftsbereichs, sondern der nach den REPEP-Regeln maßgebliche Umsatz. Für 2026 bestehen außerdem besondere Übergangsregeln. Wer sich der Grenze nähert, sollte die konkrete Berechnung mit einem mit dem kanarischen Steuerrecht vertrauten Berater prüfen.
Muss ich im REPEP überhaupt keine IGIC-Erklärungen mehr abgeben?
So pauschal stimmt das nicht. Auch im REPEP können weiterhin steuerliche Informations- und Erklärungspflichten bestehen. Ein Beispiel ist die jährliche Umsatzmeldung über Modelo 425, soweit sie in der konkreten Situation erforderlich ist.
Sollte ich meine vida laboral kontrollieren, obwohl ich eine Gestoría habe?
Ja. Unsere eigene Erfahrung zeigt, warum das wichtig ist. Eine beauftragte Gestoría nimmt dem Selbstständigen nicht jedes Risiko ab. Nach der Anmeldung sollte kontrolliert werden, ob die RETA-Anmeldung tatsächlich registriert wurde. Auch später ist eine regelmäßige Kontrolle der Versicherungsbiografie sinnvoll.
Sind deutschsprachige Gestorías besser?
Das lässt sich nicht pauschal sagen. Deutschsprachige Betreuung kann die Kommunikation erheblich erleichtern. Wir haben jedoch auch hohe Preise und aus unserer Sicht schlechten Service erlebt. Entscheidend sind Qualifikation, Zuverlässigkeit, Leistungsumfang und Kommunikation des konkreten Büros.
Muss ich ab Oktober 2028 meine Rechnungen vom Finanzamt erstellen lassen?
Nein. Für viele Unternehmer und Selbstständige wird nach dem aktuellen Zeitplan ab 6. Oktober 2028 die elektronische B2B-Rechnung relevant. Das bedeutet aber nicht, dass Hacienda die Rechnung anstelle des Unternehmers erstellt. Außerdem sind die elektronische B2B-Rechnung und die Anforderungen an Fakturierungssoftware beziehungsweise VeriFactu voneinander zu unterscheiden.
Fazit: Ein guter Steuerberater ist Gold wert – Kontrolle bleibt trotzdem wichtig
Autónomo zu werden ist heute technisch einfacher als früher. Viele Vorgänge können online erledigt werden. Das eigentliche Problem beginnt jedoch häufig nach der Anmeldung.
Sozialversicherung, wechselnde Einkünfte, IRPF, IVA beziehungsweise IGIC, Quartalsmeldungen, Rechnungen und neue digitale Vorgaben müssen dauerhaft zusammenpassen.
Auf den Kanaren kommt mit IGIC und REPEP eine zusätzliche Ebene hinzu. Gerade die Grenze von 50.000 Euro kann für kleinere Selbstständige wirtschaftlich wichtig sein.
Aus unserer eigenen Erfahrung würden wir diese Themen nicht mehr ohne kompetente steuerliche Unterstützung erledigen.
Gleichzeitig haben wir auf schmerzhafte Weise gelernt, dass auch eine Gestoría Fehler machen kann. Obwohl über Jahre Sozialversicherungsbeiträge im Zusammenhang mit unserer Firma gezahlt wurden, fehlte nach unserer Erfahrung die korrekte persönliche Autónomo-Anmeldung. Nach unserem heutigen Kenntnisstand fehlen dadurch rund acht Jahre in der persönlichen Versicherungsbiografie.
Deshalb lautet unsere wichtigste Empfehlung:
Suche dir einen guten Steuerberater oder eine zuverlässige Gestoría – aber gib die Verantwortung nicht vollständig ab. Kontrolliere deine RETA-Anmeldung, deine vida laboral, die eingereichten Steuererklärungen und die wichtigsten Fristen selbst.
Ein guter Steuerberater ist in Spanien Gold wert. Noch besser ist ein guter Steuerberater mit einem Kunden, der weiß, welche grundlegenden Dinge er selbst kontrollieren sollte.